【気を付けて!】相手の脳みそをフリーズさせてしまうテキストコミュニケーション!【その理由と改善薬💊をご紹介】

※この記事はアドビさんのPR企画「みんなの資料作成」に参加して書いています。

こんにちは。そうです。です。

( ^ω^ )だれ?

東京の制作会社で働いているWebディレクターとだけ答えておこう。

さてさて、突然ですが皆さんもうリモートワークには慣れましたか?

( ^ω^)慣れたー!

お、さすがですね。やりますね。
ということは普段から社内の同僚先輩部下、取引先などなどテキストでコミュニケーション取ってますよね?

( ^ω^)取ってるー!

ふむ。では聞こうか…………『相手が理解に困るような文章』を送っていないか?あるいは『理解に苦しむ文章』が送られてきたことはないか?ゴゴゴゴゴ

( ^ω^)・・・!

( ^ω^ )・・・!

こっちを見るな。なるほど経験があることが分かった。
今日はそんなチミに相手の脳みそをフリーズさせてしまうテキストコミュニケーションの原因と、その改善薬を紹介しよう。

これを読んでいるチミが先輩なら部下の指導に役立つし、チミが新人だったら成長できる!そんな記事になってるで!

これから紹介する改善薬を服用することで、モッテモテのテキストコミュニケーションが出来るようになってモテ期が来るぞ!

ほないくぞ!ついてこい=((((((((((o `・ω・)oモテモテー

目次

まず個人的に正しいと思っているテキストコミュニケーション

皆さんご存知の通り(ご存知ない人はこれを機に知ってね!)、アタイはWeb制作の現場で働いている人間なので、主に業務に紐づいたテキストコミュニケーションを解説しようと思います。
※別に意中の人とのコミュニケーション方法とか興味ないですもんね。むしろ教え(ry

以下が解説にあたっての考え方です。

正しいとするポイント
・文章が適切に相手に伝わる
・文章で不快な気分にならない
・文章で次の行動が判断できる

はい。能書きはこの辺にして(急に強い言葉)
ここからNGな例とそれに対する改善方法を紹介するで

症例その①圧倒的情報不足!「打合せの日程調整が上手くいかない症候群」

たとえば、クライアントとの打ち合わせ日程を社内で相談するとき。
こんな文章見たこと(送ったこと)はないですか

お疲れ様です。
お打ち合わせについて候補日を出すように連絡いただいたのですが
〇〇さんのご都合はいかがでしょうか。

お手すきの際にご確認宜しくお願いいたします。”

(((( ^ω^ )))))ブルブルブル

( ^ω^ ) ピタッ フリーズ

脳みそフリーズしてしまいましたね。
ではこの症状の原因を解説しますフォッフォッフォ

フリーズする理由
①なんの打ち合わせか分からない
⇒複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合、
パッと見たときに判断を迷ってしまう

②打ち合わせの方法がわからない
⇒仮に対面の場合、前後の移動時間も考慮する必要があるため
打ち合わせ方法が分からないと時間が指定できない

①と②が分からないと返信に困ってしまいますよね。
これが、世にも恐ろしい「打ち合わせの日程調整が絶望的に上手くいかない症候群」です。

特効薬①必要情報を具体的かつ明確に伝える

ではこの特効薬を飲んで文章を変えてみよう。

( ^ω^)💊ゴクン

▼書いた文章が適切に相手に伝わる

“お疲れ様です。
プロジェクト『○○○○』の件、A社のオフィスで1時間の打ち合わせを行うことになりました。


○○さんのカレンダーで空いていた日時を抜粋したので、以下からご都合の良い日時をお知らせください。

6月3日(月) 15時~16時 ★第1希望
6月5日(水) 16時~17時
6月7日(金) 19時~20時


もしご指定がなければ、6月3日(月)15時〜16時で打診したいと思います。
また、打合せの前後30分は移動時間として確保をお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、本日の●時までにご確認を宜しくお願いいたします。”

( ^ω^ )やだ!これがワタシ!? テカテカ

どうでしょう。見違えましたね。
ではどこに気を付けたのか、というと

大きく意識したポイント
①連絡内容が『なんの件』かを明確に
⇒相手に伝わる内容を書きましょう
※プロジェクト名やクライアント名だとgood👍!

②具体的な候補日時を記載する
⇒移動時間を考慮したり、相手のスケジュールを踏まえて記載すると
さらにgood👍!

( ^ω^)ほほ~、まぁまぁ

( ^ω^)勉強になるやんけ

では次にいくぞ~

症例その②怒ってるように見える?「不快な気分にさせちゃう症候群」

たとえば、依頼した作業内容に不備があったという場面で、こんな文章を見たり、送ってしまったことってないでしょうか。

“○○の件、口頭で説明しましたが上がってきたものを確認すると分かっていないようです。
細かくテキストで詳細をまとめたほうが理解できると思うので送りますが

・○○○○○○の部分調整
⇒XXXXXXXXXXXXXXの画像部分です。

・○○○○○○の部分調整
⇒XXXXXXXXXXXXXXのテキスト部分です。

・○○○○○○の部分調整
⇒XXXXXXXXXXXXXXです。

お願いします。”

いや~、、、、
なんか( ;∀;)怒ってそう!!!

※たぶん怒ってる

こわくて脳みそフリーズしてしまいますよね。とくに自分が新人とかだったら「・・・え~~~~、、怒ってる?なんて返そう、、、」と脳も体も緊張して固まってしまいます。

フリーズする理由
①分からないようなので~
⇒呆れ、のような雰囲気を感じる表現を使ってしまっている

②細かく書いたほうが理解できると~
⇒理解力が乏しいと言われてしまっている気になってしまう

これが、「不快な気分にさせちゃう症候群」ってやつですね。
あ~、怖い怖い……((((`・ω・´)))ガクブルガクブル

特効薬②感謝の気持ちをを大切に、敬意を持って伝える

さて、こんな文章を送ってしまっている人よ
このクスリを飲むのじゃ💊

( ^ω^)ゲヴォア グフッ 嗚咽
( ^ω^)…ゴクン

▼相手が不快にならない文章

“○○の件、ご丁寧に対応いただき誠にありがとうございます。
作業内容を確認させていただきました。
未対応の箇所が3点残っていましたので、恐れ入りますが以下のご対応をお願いできますでしょうか。

・○○○○○○の部分調整
⇒XXXXXXXXXXXXXXの画像部分です。

・○○○○○○の部分調整
⇒XXXXXXXXXXXXXXのテキスト部分です。

・○○○○○○の部分調整
⇒XXXXXXXXXXXXXXです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。”

( ^ω^ )おぉ~

どうでしょうか。柔らかくなりましたね。
以下、文章を書くときに意識したポイントです。

大きく意識したポイント
①最初に感謝を述べた
⇒まず、対応結果がどうであれ感謝は述べたほうがよいです。
仮にミスがあったとしても、一生懸命対応してくれたことに対して、
まずはちゃんとお礼を伝えましょう。相手も会話を受け止めやすくなります。

②「恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」という枕詞を添えた
⇒事実情報と、こちらの要求はしっかり伝えますが、厳しい印象にならないよう、
和らげるための枕詞を挟んでいます。
相手の落ち度を責めるのではなく、メッセージを受け取った側の気持ちよさを考え、
敬意を込めて文章を書きましょう。

( ^ω^)ふむふむ

この手のコミュニケーションはリモートワークでよく見られるシーンだと思います。
そもそも自分の伝え方が不十分だった可能性もあるので
仮に相手のミスが多くても相手に全責任を押し付けるようなコミュニケーションは絶対にNGです。
覚えておきましょう。

※文章は、相手の立場やミスの内容、業務内容を考慮して書きましょう。
 「ミスした人間を甘やかせ」というわけではないのであしからず。

テストには出ません。
では次に行きましょ~

症例③あれ?俺って何をすればいいの?「次の行動が判断できない症候群」

ほれ、ラストや~

どうやら、可愛い後輩ちゃんが悩んでいる様子。

( ^ω^)どうしたどうした
( ^ω^)どんな悩みなんや

“お疲れ様です。
最近、仕事のことで悩んでおりまして
デザインの仕方?で相談にのっていただきたく
なんというか自分で納得したデザインを作り切ることが
なかなかできないんですよね。。。
○○さんが普段どういう考えでデザインをやっているのか興味があり、、、
お手数ですがご確認いただきたいですm”

うん。とりあえず悩んでいることは分かった

分かりました。うん。でも、皆さんこれに対して返す文章を
一瞬迷ってPCの前でフリーズしてしまったりしませんか?

( ^ω^ )あー、ちょっとだけ

フリーズする理由
①相談のための日程を確認すればよいのか、デザインの『考え』を教えればよいのか
⇒結論、どっちも伝えればいいのかもしれませんが
対面(通話)で時間をとって会話したいのか、
このままテキストのやり取りを望んでいるのか分かりづらいですよね。
しかも最後の『ご確認』がどこに“かかっている”のか分かりづらいです。

はい、つまりこれが「次の行動が判断できない症候群」ってやつね。

特効薬③相手にしてほしいことを書き分ける

さて、こんな文章を送ってしまっている人よ
またこのクスリを飲むのじゃ💊

( ^ω^)エッフエッフ ヴォエ! 嗚咽
( ^ω^)…ゴクン

▼次の行動が判断できる文章

“お疲れ様です。
仕事のことでご相談させてください。

最近、デザインの仕方というか、どういう考えでデザインに取り組めばいいのか分からず、迷っています。
○○さんがどういう考えでデザインをやっているのか教えていただきたいのですが、オンラインで30分ほど相談に乗っていただけないでしょうか?

たとえば〇日〇時からでしたら、ご都合いかがでしょうか。
お手数ですがご確認をお願いいたします。”

どうでしょうか。分かりやすくなりましたね。
以下、文章を書くときに意識したポイントです。

大きく意識したポイント
①「教えてほしい内容」と「確認してほしい内容」の文節を分けた
⇒教えてほしい内容=「デザインの取り組み方」
確認して欲しい内容=「〇日〇時の日程」
という風に分けて理解することができますね。
適度に空白行を入れてあげるとより読みやすくなりますね。

( ^ω^)ふむふむ

もちろん相手との関係性を考えてもっと砕いた文章でもOKやで!
そこは柔軟にやりましょう(`・ω・´)b

ちなみに

あ、最後に……こういうコミュニケーションにおけるテキストの添削はね、、、実はあらゆる資料作成のシーンでも役立つのよ。

( ^ω^)え?急になんだ??
( ^ω^)資料?
( ^ω^)・・・
( ^ω^)・
( ^ω^)なんで資料作成に役立つの?

いいかい?『資料』っていうのは『相手がいつ読むか分からない』『読む相手が分からない』っていう状況があったりするじゃないか。

( ^ω^)うん、まぁ

つまり、相手とシチュエーションが明確な単純コミュニケーションより、テキスト表現には何万倍も気を遣う必要があるんだ。

なので今回紹介した改善薬💊を常にカバンに入れて(念のためお薬手帳も忘れずに)、今後資料を作るときも自分の書いたテキストが伝わりやすいかなど、症状を確認するようにしましょう。
やばそうだったら(語彙力)改善薬💊を飲んで改善しましょう!

( ^ω^)あいよー!

あと資料と言えば社外に送るときは必ずPDFにしてから送ろうな!!
先にも言ったとおり『資料』っていうのは、『相手がいつ読むか分からない』『読む相手が分からない』、それに加えて『何の端末で開くか分からない』から、テキスト表現に気をつけたうえで表示が崩れないPDFで送るのが最適なんや!

新人は忘れがちだから注意や(`・ω・´)!

ちなみにいつもどうやってPDFにしてる?アタイは

( ^ω^)なんだなんだ

秘伝薬💊!Adobe Acrobat オンラインツールを使う

ワイにとって、PDFといえば「Acrobat」!
というかそれ以外よくわからん( ゚σω゚) ハナホジー

そんな「Acrobat」のオンライン版が「Adobe Acrobat オンラインツール」や!
回数制限あるけど無料やで(^ω^) ブフフ ドヤァ

Acrobat オンラインツールで出来る、便利な機能を紹介するね!

改善薬💊を飲んでテキストの添削が済んだ資料!
必ず送る前に「資料のPDF化」をしよう(`・ω・´)b
大事なことだから繰り返し言うけど、PDFに変換しとけば、どんな端末でも同じ「見た目」が保たれるから、資料が型崩れしなくて便利なんや!
あ、あと資料の容量が大きくなったときはちゃんと「データを圧縮」してから送るんやで!
とんでもない容量の資料が送られてくると、それはそれで脳みそ以外もフリーズするから要注意や!

あ、しまった!スライドの順番入れ替えるの忘れた!
……こんなときも大丈夫!Acrobat オンラインツールで「ページの入れ替え」ができるし、不要なページがあったら「削除」もできるから安心や!

( ^ω^)ほほー

ち・な・み・に!
もし、PDF化した資料にクライアントとのやり取りのメモを書きたいときは「編集機能」を使うと該当箇所にピンポイントでコメントを書くこともできるし、フリーハンドで書き込みもできるから覚えておくとええで!

(^ω^)おおー!

他にも便利な機能盛りだくさん!
この機会にサラっと目を通してみて!
Adobe Acrobat オンラインツール

まとめ

みなさんどうでしたか?ちょっとはタメになりましたかね( ‘ω’ )?
今回解説したのはあくまで一例です。よりよいテキストコミュニケーション実現のために、普段やり取りしている人達と今まで分かりづらいことがなかったか、すり合わせをしてもよいかもしれませんね。

3カラム専門のデザイン集作ったのでちょっと立ち寄ってみて

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コラムを書いた野郎

のんびりWeb業界の人たちと仲良く勉強したり仕事したりしてます。

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