コラム29：その『依頼や相談』……分かりやすく書けてる？分かりやすい文章について

本記事は相手に依頼や相談をするときに文章を書くのが苦手、あるいは分かりづらいと指摘された人、指摘している人向けの記事です。

ちわっす。僕です。2024年になりましたね！
明けましておめでとうございます。今年もよろしくお願いします！！！！！

皆さん年末年始はどうお過ごしでしたか？僕は地元に帰って1人でキャバクラで遊んでおりました。ディレクターなので必要なことですよねキャバクラ。キャバクラ。

さて本日は『分かりやすい文章』というテーマで記事を用意しております。

リモートワークの影響でコミュニケーションのズレを感じる今日この頃、これを読んでいただいている皆さんの中にも日頃「こいつ、なに言ってるかわかんねー」っていうのが社内外問わず発生しているんじゃないでしょうか。

本日は『分かりづらい文章』を例にしながらどうやれば分かりやすい文章になるのかを解説したいと思います✌

⊂二二二( ^ω^)二⊃ ついてこい！！！！！

依頼や相談を書くときのポイント！！！！

さっそく文章を書くときのポイントですが

ここがポイント！
・相手の状況を意識する
・相手の目線(役職)を意識する
・「イエス」か「ノー」で判断できる文章を心がける
・「納期」を明確にする
・相手に求める次のアクションを明確にする

さて！解説していくぞー！！

『相手の状況を意識する』とは

例えばこんな文章はNG。皆さんもチャットやメールで心当たりありませんか？

“昨日の資料、スライド3枚目についてなのですが少し修正したのでご確認宜しくお願いいたします。”

はい。ダメ。ダメダメ。全然相手の状況を意識していない。

例えば相手が色んな人間とやり取りを頻繁に行っている場合、『昨日の資料』と言われてもどの資料か勘違いする可能性がありますよね。また、『スライド3枚目』と書かれておりますが更新状況によっては枚数が変動してしまうので誤って伝わってしまう可能性が非常に大きいです。この場合は必ず最新の資料のリンクを添えてあげましょう。

さらに『少し修正』とありますが、この場合は修正した箇所の前後を比較できるように明確に修正箇所を記載してあげたほうが親切です。テキストで箇所を書けない場合はgyazoなどでスクショを撮って共有してあげたほうが親切ですね。

“昨日ご確認いただいた資料『〇〇〇〇〇.pptx』のスライド3枚目を修正しました。
▼資料です。スライド3枚目「□□□□□について」
資料のURLXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ご指摘いただいた『円グラフの色』を修正しております。
・赤色の部分⇒黒色に変更

お手数ですがご確認よろしくお願いいたします。”

このくらい書けば無駄な認識のズレもなくなりそうですね。

いや！めんどくさい！こんなに書かなくてもいつも相手に汲み取ってもらえてる！！！

っていう人も中にはいると思いますが、それは単に相手が脳みそ回して汲み取ってくれているからなので勘違いしないように。相手の調子が悪かったり、相手が忙しいときは誤って解釈される場合もあるので阿吽の呼吸の関係性がない限りは配慮しましょう(`･ω･´)ﾈ!

『相手の目線(役職)を意識する』とは

次に『相手の目線を意識する』ということを解説します。

例えばエンジニアにページの修正をお願いする場合

“電気の規格？を表現する文字(単位)に誤りがあったようで、、、
すみません。最近お手数おかけしてばっかで申し訳ないのですが、、、
〇〇〇という文章(単位)見つけ次第、△△△に変更してもらってもよろしいでしょうか。
いや本当にお忙しいところ申し訳ないのですがお願いしたいです。
あとこれとは別件で相談したいことがあるので16時頃にお電話をさせていただきたいです。
宜しくお願いいたします。”

ダメ！全然ダメ！なってない！！！

「電気の規格？を表現する～」「最近お手数おかけしてばっかで～」「あとこれとは別件で～」、、、

雑か！下手！ダメ！

エンジニアに依頼をしたことがある人、もしくはエンジニアの人なら分かると思いますが、上記のような『AをBに変える』といった所謂“置換”で対応できる相談の場合、対象範囲と作業における注意が無いか大切になるますよね。これを明確にしましょう。また依頼とは関係の無い文章と依頼内容は分けましょう。明確に。さらに「別件で～」って同じメッセージの中に書いてしまうと、最後の『宜しくお願いいたします。』が何に対してなのか分かりづらくなってしまうのでNG！

(…..とりあえず16時に電話来る感じか、そのとき会話すればいいか。)

っていう風に相手に勘違いさせて、それまで依頼の内容に目を通してもらえなくなる可能性があるのでマジでやめましょう。相手が文章を全て読んでくれない可能性があるのでマジでね。マジで気を付けましょう。

“ご多忙のところ申し訳ございません。テキスト修正のご相談です。
———————————————————————————
▼対象の文字
〇〇〇

▼修正内容
〇〇〇
↓
△△△

▼対象反映
□□□.jpのサイト範囲全体
※バックアップ取得後、置換で対応していただきたいです。
※画像に文字が入っている場合がありますがスルーで大丈夫です。
———————————————————————————
対象の文字列がユニークなので置換で対応していただいても変に他を巻き込む可能性は無いと考えております。
もし作業方法などに懸念点などございましたらお知らせください。

色々お手数おかけしているところ大変恐縮なのですがご確認のほどよろしくお願いいたします。”

このように依頼内容を罫線で分けることで『相手が集中して見ればいい箇所』が明確になります(罫線の中に集中できる)。また相手がエンジニアだった場合、作業に必要な『〇〇〇』や『△△△』をコピペする可能性が高いため、コピペしやすいように文字を縦に並べてあげたほうが親切です。※横に並べると余計な部分もまとめてコピペしちゃう。

実際には相談先のエンジニアによって理解しやすいまとめ方があったりしますのでどういう文章が理解しやすいかヒアリングしてもいいかもしれませんね。(僕はデザイナーやエンジニアと仕事するときはその辺りけっこう聞くようにしてます。おいおい別の記事で解説でもしますかね)

『「イエス」か「ノー」で判断できる文章を心がける』とは

分かりづらい文章というのは相手に物凄いストレスを与えることになります。

例えばあなたが打ち合わせ中、こんな連絡が来たらどうでしょう

“打ち合わせ中すみません。先日見ていただいた案件についてなのですが、先方から急に連絡がきまして、、、このあと納品が必要となりました。申し訳ないのですがこのあとって作業可能でしょうか;;(お打ち合わせ終わったあとなので16時頃から着手となりますでしょうか？)
もし可能でしたら18時までに対応していただきたいのですが、難しければ来週にずらしたいと思います。
このタイミングで申し訳ないのですがご都合ご確認宜しくお願いいたします。”

うーんダメ！！

大きくダメなポイントが2つあります。

1つは「16時」と「18時」。といった時間を指している文章が混在していること。この場合、依頼人としては『18時までに対応できるか否か』が分かればいいので16時という文章は不要になります。

2つ目は「難しければ来週にずらしたいと思います。」の文章。これが非常に悪い。これには解釈が2通りあり

2通りある解釈
・依頼された人間の作業を来週にずらすという意味(作業は来週でいい)
・クライアントに納品するタイミングを来週にずらすという意味(作業自体は今日中にやる必要がある可能性あり)

このように相手が無駄に考えてしまって納期を勘違いしてしまう恐れがある書き方はやめましょう、返事に時間がかかってしまい相手と無駄なやり取りが増えてしまいます。

“お打ち合わせ中すみません、急ぎご相談がありましてご連絡いたします。

▼相談内容
納品データの準備
案件内容は先日のこちらです。URLXXXXXXXXXXXXXXXXX

▼納期について　※ここ相談ポイントです
本日の18時に先方提出
※社内確認が17時くらいにできると嬉しいです。

お打ち合わせ中で且つ急で大変申し訳ないのですがご都合ご確認いただけるとありがたいです。
※難しければ先方に納期ズラしてもらうので18時までにいけそうかご判断ください。”

これなら読んだ相手は「イエス」か「ノー」で返事が返せますよね。一瞬です。
さらに無理な場合は調整できる旨も書いておきましょう。書かない場合、緊急の度合いが分からず打ち合わせを無理やり切り上げてきてしまう可能性もあります。

さて次！

『納期を明確にする』とは

実はこれが意外とできていない人が多いのですが納期は明確にしましょう。

“1月10日(水)中にお願いします”

一見、大丈夫そうに見えますよね。これでも大丈夫なケースが殆どだと思います。

ただ相手によってこの“中”というのは解釈が分かれてしまいます。

“1月10日(水)の19時までに対応をお願いいたします。”

このように時間を明確にしましょう。人によって『日付が変わるまでをその日』とカウントするケースとそうじゃないケースがあるので明確にしましょう。※ちなみにビジネス的には相手の就業時間がその日の締め切り時間と捉えて大体はOKです。

『相手に求める次のアクションを明確にする』とは

丁寧さを意識してながーーーく文章を書いてしまうと冗長になってしまって、読んだ相手が「結局、俺は何を返事(判断)すればいいんだ？？」という風な文章になってしまうケースが往々にしてあります。

例えば

“お疲れ様です。
先ほど先方から相談をいただきまして2月1日にお食事会をしたいとご連絡をいただきました。
先方は3名参加の予定です。この日、リニューアルの公開を控えているので私は出席できるか怪しく、返事を迷っています。ちなみに先方の本部長も来られるということだったので是非社長にも同席していただいたほうがいいかと考えてます。2月1日の都合いかがでしょうか。
私も参加したいのですが誰かに任せるのは全体のリソース問題もあるので上司の〇〇さんにも相談しようかと考えてます。ちなみに社長からも〇〇さんにお伝えいただくことは可能でしょうか。
お手数ですがご確認のほどよろしくお願いいたします。”

んもう吐きそう。ダラダラと分かりづらい。ヴぉおえおおえ

こういうときはこう！

お疲れ様です。
先方からお食事のお誘いをいただきました。
社長もご同席いかがでしょうか。お手数ですがご都合ご確認ください。
—————————————————————–
▼日時
2月1日(木)
※時間と場所は追ってご連絡いたします。

▼参加者
先方
〇〇〇様　※本部長です
〇〇〇様
〇〇〇様

弊社
社長　※未定。先方にはまだお伝えしていないです。
タケ　
〇〇
—————————————————————–
先方の本部長も参加されるということで、
弊社としては社長にも同席いただいたほうがよいかと考えております。
お手数ですがご都合ご確認のほどよろしくお願いいたします。

これを読めば「参加できるか否かの返事をすればOK」という風に読んだ人間は理解できますよね。これくらいのシンプルさが大切です。リソース云々はまず自分で動いてそれでダメだったら別のメッセージとして改めて相談をしましょう。定まっていない要件を1つのメッセージに織り交ぜてしまうと読む側は理解に時間がかかります。要注意です。