はじめまして。夜空きりです。
個人事業主であり、自身で考えて名乗っている職業名「Web技術サポーター＆Webコンテンツサポーター」でフリーランスをしているのですが、正直に言うと、フルタイム勤務をしたら色々なことができなくなっちゃうくらいには心身が弱々です。それでも、とある心構えや工夫をすることで問題なく仕事はできます。
今回は、コツとかやり方とかの話はあまりしません。それよりも大切な「タスク・スケジュール管理の心得」についてお話ができたらなと思っています。
色々な本やオススメのWebページ等でタスクやスケジュール管理のコツややり方を見て実践してみたけど、うまくいかなくてお困りの方や、タスクやスケジュールを決めたのに予定通りに進めなくてストレスを抱えてしまっているような方は、ぜひ読んでね！
ざっくりと「夜空きり」のことについて
Web制作会社在籍歴はないけど、HTML・CSS歴は15年超えのWebコーダーです。エンジニアでいうならマークアップエンジニアになるのかしらね？
WordPressとSEO歴は2014年で10年になりました。PHP・MySQLで色々やったりもしたけど、今は疲れたから、WordPressカスタマイズに特化しているような状態です。
Web業界じゃないんだけど、以前の肩書きは「プランナー」で、ディレクターの補佐をしていたこともありますし、個人事業主になる前はWebディレクターとして仕事をしたこともあります。
わーい。職業が迷子ー！ (/ ； ・ω・)/
余談ですが、性別も年齢も特に何も隠していないし、一人称が「私」だったときもあったんだけど、リアルで会ったら大体びっくりされます。なんでだ？（当方、1986年5月生まれの女性で、一人称が「私」でも間違われたりするから開き直って「ぼく」と言っている、そんな人です）
どのスキルも特化していないけど色々やる「なんでも屋」というのは昔から。Webサイトに関わるようになってから、「遠くない未来はお手伝いやサポートをしていきたい」って思っていたこともあって、個人事業主になる少し前くらいかしら。オリジナルの職業名を作っちゃった。こういうのは、名乗ったもん勝ちよねっ！！
（書類書くときは選択肢がないのでね、「Webプログラマー」「Webマーケター」って書いているよ。これでも職業が2つなんだよなぁ……）
2014年くらいからやっていることは「主にWordPressを使ったWebサイトの制作・改修・更新・保守管理」と「Webサイトの改善提案、Webサイト制作等に関する技術面のサポート」です。
（Webサイトの改善提案や技術面のサポートは個人事業主になる前は副業でやっていたよ）
「ざっくりでこれかよ！」って思うくらいには情報量が多いでしょ？ ぼくもそう思う。
だから、ぼくのことについて語るのはこれくらいにしましょうか。
というわけで、改めてよろしくね！(/・ω・)/♪
（プライベートはどんな人？って気になった人はあとでXのぼくのアカウントを見てやってください。正直ね、プライベートも情報量が多いのよ。だから、プライベートは全部カット！）
まず最初に語っておきたいこと「プランナーでディレクターの補佐もしていた頃に聞いて、確かに！ と思ったこと」
正直、ちゃんと書くと身バレじゃないけど、色々特定につながっちゃうから書けないんだけど、Webサイト制作をするようになる前は、主に他社の方と一緒に仕事をしておりまして。
そのときに他社のそれなりに偉い方だったのかしら？ マネージャー的な感じの人が参入してきて、お話をする機会が。
そのときに、その人が「スケジュールはズレることが当たり前でバッファ（余裕）を持って組まないとダメだ」というようなことを言っていまして。
風邪を引いたり、突然のトラブルが起きたり、人間である以上、想定外のことはいっぱいあるのに、キツキツのスケジュールを組んでどうするんだと。（一言一句そのままというわけじゃないです。ニンゲンハ、ワスレル、イキモノ。ネ？）
それまで、余裕を持ったスケジュールを組むという概念がぼくにはなかったので、衝撃を受けたし、「そりゃ、そうだよね！！」と強く納得・同調したものです。この出来事は十数年経とうとも、今でも忘れられません。
余談
実のところ、タスク・スケジュール管理のやり方については、自社の上司（先輩）から教えてもらっていたんですが、余裕を持って組むというのは教えてもらっていないというか「遅れたら相手が納得できる言い訳を用意して納得させるか、仕様って言い切る」ようなやり方をしていたというか……。今だから思うけど、よくそれで通用していたよな。
Web業界じゃないから通用した可能性もあるし、単純にその上司（先輩）がすごかったのかも……。
その後、元々弱々だった可能性は一切否定できないものの、別のプロジェクトで精神的にも肉体的に疲れ果てて、病院で「抑うつ状態」の診断を受けて休養を余儀なくされ、その後も再発しかけたから、自社の人のみで仕事するようになった上に病気になって色々と考えが変わって「もうやだ、転職する！！」と全力逃げをして、自分を大切にするようになって、Webサイト制作を仕事にするように変わったので、みんながどうなったのかは知りません。
フルタイムが前提なのと「作ったら終わり」「言われたものを作るだけ」が辛くなってしまったこともあり、転職先にWeb制作会社は選べませんでした。そういう会社ばかりじゃないのは今となっては分かるけど、何度も自分に合う会社に挑戦する気力が回復できていなかったんですよね……。
タスク・スケジュール管理の心得1「スケジュールは絶対にズレると心得る。前倒しはOK、遅れるを生まれさせないようにする」
風邪を引いたり、突然のトラブルが起きたり、人間である以上、想定外のことはいっぱいあります。
何より、工数の見積もりが甘かったりすることも多々あります。
あと、同時に色々な仕事が動いていたりすることも。
だから、スケジュールは常に余裕を持って組みましょう。
相手が感じることとして「前倒し」は嬉しい、「遅れる」は不安・不信感です。だからこそ、余裕のないスケジュールよりも余裕のあるスケジュールを組みましょう！
- どれくらい余裕を持たせたらいいの？
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試しに、それぞれ見積もった工程で1.3倍～1.5倍くらいかかるとして調整してみましょう。
5営業日なら、1.5倍
20営業日なら、1.3倍
数営業日～1週間くらい確保しておくと安心感が生まれますし、本当に予期せぬトラブルが起きたら、それくらいになります。もう一度言います。「前倒し」はOK。「遅れる」を生まれさせないことが大切です。 - 納期が決まっていて、後ろにズラせません！
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プロジェクトによっては、クライアントのご意向など大人の事情というやつで、どうしても後ろにズラせないものって多々ありますよね……。
人員を増やしたところで必ず制作期間が短縮できるわけでもないですし……。
正直、キツキツなスケジュールでも間に合わないような感じで納期を決められていたら、戦うしか手はないです。不透明だから「できるんでしょ？」って思われてゴリ押しされちゃいます。
だから、あえてキツキツなスケジュールを作って、具体的に「この工程は何時間くらいかかることを想定しているのか」「1日に使える時間はどれくらいなのか」「想定外のトラブルが起きたときにフォローすることができない理由」などなど、「物理的にできねぇんだよ！！」という証拠を出しましょう。全部その仕事にかかりきりであるなら、余裕はないけど間に合う。
それなら、「他の仕事が止まるので、特急料金をください」です。特急料金も予算が決まっていて無理と言うなら、「じゃあ、納期を延ばしましょう」しか選択肢はないです。分かってもらえなくても、ぼくたちも人間で、それぞれに生活があります。根気強く納得してもらえるまで説得するしかないです。
どうしても説得が難しいようなら、もうみんなで頑張るしかないです。頑張って実際に無理だったらごめんなさいってしましょう。
正直、ここまで言ってもゴリ押してくるようなら、気にしないのが一番です。防げないもらい事故のようなものだから気にしても自分のメンタルをいじめるだけです。
炎上する理由も大体が無理なスケジュールだと考えています。あとは無茶振り。
以前、炎上して監視されて……みたいな感じで抑うつ状態が再発しかけて家族に心配かけちゃったことがあって。それ以降、「Webディレクションは表立ってやらない！」って宣言しちゃった。
ぼくのように、理解していても気にしちゃうような人はディレクションは向いていても心身が持たないと思うので、先輩や上司に相談してみてね。分かってもらえた場合は、現実的なスケジュールを共有しましょう。
そのときは、ちょっとだけ余裕を削っておきましょう。余裕が1.3倍なら1.1倍に、余裕が1.5倍なら1.3倍のように。そして、なるべく前倒しで無理のしない範囲で頑張ってみましょう。現実的なスケジュールで理解してくれたのだから、次はこちらが頑張る番です。
タスク・スケジュール管理の心得2「こまめに何をどう動いているのかの情報を相手に（みんなに）共有・報告する」
いくら理解のあるクライアントでも、何がどう進んでいるのかが見えてこないと不安になります。
特に、以前「前にお願いしたところは、言ってもなかなか反映してもらえなかった」「前のところはレスポンスが遅かった」と不満や不安を抱えていて、ぼくたちに相談してくれたような方だと、同じように何も見えてこないと不安に感じるのではないでしょうか。
だから、全体のおおまかなタスク（必要に応じて細かいタスクも）を一覧化し、『プロジェクト開始日』『プロジェクト終了予定日』をまとめて資料化したものは共有しつつも、
「今はここまで対応しています」「次はこれを対応します」「残りはこうなっています」という形で直近の対応内容と全体の進捗具合をこまめに相手にお知らせする方が大切だと感じています。
細かく資料化して伝える必要まではないです。その暇があるなら、作業した方がいいよねっ！
テキスト・箇条書きでさくっと5～10分くらいでまとめたものを共有するだけで大丈夫です。
個人的に忘れちゃいけないものはタスク管理表を作って管理することはありますし、内部の共有用としてタスク・スケジュール管理表で管理する方がオススメです。本来ならこうした方が分かりやすいですしね。
ただ、クライアントがガントチャートやタスク管理表を読んで理解してくれるタイプであれば、全体共有用のタスク・スケジュール管理表を共有して問題ないのですが、「Webのことが良く分からないから、できあがったもので判断する。途中経過は報告してほしい」というタイプの場合は、共有しても、結局「直接報告を受けるか、物を見ないと進行状況がよく分からない！」ということが起こるので、後者のタイプについては、この点について留意しておくと良さそうです。
- 社内でタスク・スケジュール管理がうまくいかない……！
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Web制作会社のことを知らないぼくは分からないのですが、もし、社内でうまく管理ができないようなら、こういうガントチャート（プロジェクトの進捗状況を把握できる工程管理表の一種）での管理やタスク管理表を使ったやり方が根本的に向いていないことが考えられます。そうなると、どんなツールを導入してもうまくいかないし、意識改革にはそれなりに時間がかかってしまうかほぼ無理だと考えて良いかと。
こうなると、作業を毎回こまめに「いつまでにこれをしてほしい」と依頼して、その作業が終わったら、次の依頼を依頼するみたいなやり方じゃないと対応できない可能性があります。プロジェクトメンバー全員に共有しても、イメージができていないか周りのことまで考える余裕がない状態なので、自分だけで依頼内容を一覧化して優先順で並べたものを用意して管理しましょう。自分の手元にあるのは「余裕のあるスケジュール」相手に伝えるのは「前倒しして理想とするスケジュール」で。
タスク・スケジュール管理表の作り方が分からない？
そういうときこそ、コミュニティ「Webディレクターの森」に相談してみてね！（ぼくがたまたま見たら、ぼくも答えますよ！）
余談
実のところ、個人事業主になってからもガントチャート（プロジェクトの進捗状況を把握できる工程管理表の一種）は作っていたんですよ。
ただ、作業に集中していると反映が漏れたり、結局のところは「目に見えるものがすべて」で、「Webサイト制作の流れは共有されると分かるけど、細かいタスク一覧は共有されてもよく分からないのでは？」と思ってからは、作るのをやめています。
当方自身がWebデザイナーではなく、例えば、SWELLのようなWordPressのテーマからのカスタマイズでWebサイトを制作しているというのもあるのですが、「作るページと内容の仕様書があれば、あとは実際に作り始めて、テスト状態でも相手に見せてさ、どんどん良くしていった方が良いよね。クライアントも『自分も参加して作っている』感を感じられると思うし、どれくらいの進行状況なのかも分かるよね」というやり方にしたというのもありますが……。
その結果、差し込みの作業が多くなっても、「優先順は差し込み分も含めて再調整した結果、こうしているので、前はこう言ったけど、これ以降の対応がズレ込むことがあります」って正直に伝えると、相手は「そっかぁ。色々頼んでるしなぁ……（そりゃ、そうなるよねぇ……）」と理解してくれます。Webサイトは、すぐにはできないんだぞって理解もしてもらえるかと。
タスク・スケジュール管理の心得3「最後の心得。自分を大切に。無理は絶対にしない」
無理をしても、長期間の離脱が待っています。それこそ、プロジェクトが破綻しちゃいます。いくら余裕のあるスケジュールを作っても、こうなっちゃうとフォローは厳しいです。（新しく代わりの人を入れてもすぐにどうにかできるわけじゃないんだぞ！）
だからこそ、無理はしない。
ちょっと疲れ気味だなぁと思ったら、1日休むか、その日の労働時間を短く調整しましょう（会社員だと難しかったりするけどね……）
ぼくたちは人間です。それぞれに生活があります。
その上で仕事があるので、無理をして心身にダメージを与えることのないようにご自愛くださいね！
タスク・スケジュール管理の心得まとめ
タスク・スケジュール管理の心得を次にまとめてみましょうか。
- タスク・スケジュール管理の心得1「スケジュールは絶対にズレると心得る。前倒しはOK、遅れるを生まれさせないようにする
- タスク・スケジュール管理の心得2「こまめに何をどう動いているのかの情報を相手に（みんなに）共有・報告する」
- タスク・スケジュール管理の心得3「最後の心得。自分を大切に。無理は絶対にしない」
この心得を大切にしていれば、あとは自分に合うツールややり方を探すだけです。
この心得を大切にしていても、本やWebページ等でオススメされているツール・コツだとうまくいかない場合は、ぼくのように心身が強くない人や、あまり管理が得意ではない人なのかもしれません。正直、あの手の情報は「そのツールを使ってみて、そのコツを試してみてうまくいく人」向けに書かれたものなので、合わないからといって凹むことは一切ありません。
人間はたくさんいて、性格もみんな違うのに、どうして、同じツールやコツが適用できると思うんだろうね。（小声でぼやいた）
アナログ（手帳や紙に書いてみる）な方法が合う人、ぼくのようにGoogleカレンダーで都度タスクや予定を登録して「あ。今日無理。明日に回そうっと」ってズラして調整するような人、ExcelやGoogleスプレッドシートで一覧化して管理するような人、いろんな人がいても良いと思うんです。（社内でツールを合わせなきゃいけない場合は話が別だけど）
だから、自分に合うツールややり方を探して、色々試してみましょう！
何かしらあるはずです。困ったら、相談してくださいね！
最後まで読んでくれた人、みんなに感謝。
ありがとうございました！
今回はこれでおわりっ。
またねっ！(/・ω・)/
（次にコラム書くとしたら、何のテーマがいいかしらね。聞いてみたいことがあれば、ぜひぜひ！）
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